bbi informatik gmbh
Dokumentation

Im Takt mit den Software-Releases

Es ist die Bestimmung von Software, dass diese stetig weiter entwickelt wird. Neue Funktionen, geänderte Benutzerschnittstellen oder Bugfixes – Gründe für neue Versionen gibt es genug. Änderungen an der Software erfordern aber auch Aktualisierungen bei der Dokumentation.

bbi informatik gmbh übernimmt auch das Nachführen Ihrer bestehenden Dokumentation. Wir analysieren die vorhandenen Unterlagen und arbeiten die erforderlichen Ergänzungen und Änderungen ein.

Oft hat bbi eine  langjährige Zusammenarbeit mit dem Kunden. In diesen Fällen begleiten wird die Produkte über die Releasewechsel hinweg. Dank grosser Personalkonstanz bleibt das produkttypische Know-how über Jahre enthalten und der Aufwand für die Nachdokumentation eines Release wird minimiert.

 

Überarbeiten der bestehenden Dokumentation

Die Erfahrung zeigt, dass gerade in der Software-Branche ein grosses Nebeneinander von heterogenen Dokumentationslösungen besteht. In einer typischen Umgebung findet man oft:

  • die bewährten Printanleitungen, bspw. Konfigurations- oder Installationsanleitungen.
  • Online-Hilfen, häufig basierend auf dem 20-jährigen CHM-Format.
  • Kopien von Handbüchern/Online-Hilfen zum Teil speziell nach PDF konvertiert, bspw über das Internet abrufbar.
  • in die Software-Lösung integrierte kontext-sensitive Hilfen, bspw. Tooltips, Kurzhilfen.
  • über Internet abrufbare Seiten wir Support-Anleitungen oder FAQs.
  • spezielle Produktseiten, Diskussionsforen, YouTube Anleitungen oder App-basierende Informationstools.

Diese Situation ist nicht nur für den Kunden, sondern auch für den Anbieter sehr unbefriedigend. Der Benutzer kann die relevante Information nur schwer finden, und er kann u.U. auch auf wiedersprechende oder veraltete Informationen stossen. Insbesondere da der Benutzer bei einem solchen Angebot auch auf eine generelle Internet-Suche ausweichen wird. Der Benutzer kann nicht mehr abschätzen, ob die gefundene Information relevant und korrekt ist.

Eine heterogene Lösung muss aber auch aus Herstellersicht verbessert werden. Aus heutiger Sicht muss eine komplette Verlagerung aller Dokumentationsangebote ins Internet angestrebt werden. Dies umso mehr, als sich wohl Cloud-basierende Software-Lösungen durchsetzen werden.
Mit einem solchen Ansatz können eine Reihe von Vorteilen erzielt werden:

  • der Dokumentenbestand kann wesentlich verschlankt werden.
  • es resultiert bessere Aktualität, da weniger Redundanz.
  • Konzentration der Informationen für den Anwender über einen einzigen Zugriffspunkt.
  • das Informationsangebot kann einfacher unter Kontrolle gehalten werden.
  • Verknüpft mit einem Analysesystem können Schlussfolgerungen über den Informationsbedarf der Kunden oder die Qualität der Unterlagen gezogen werden.
  • nicht zuletzt entsteht beim Kunden ein besserer Eindruck, wenn er die gewünschte Informationen im Angebot des Anbieters findet.

Welche Punkte müssen beachtet werden, wenn die Informationen nur noch im Internet veröffentlicht werden sollen? Welche Herausforderungen gilt es zu meistern? Wie werden bestehende Inhalte am sinnvollsten überführt?
Es ist klar, dass bei diesem Vorhaben einige kleine Massnahmen nicht genügen. Wer ein Lösung auf Knopfdruck sucht, wird nicht fündig werden. bbi zeigt ihnen, wie sie am besten vorgehen und hilft ihnen bei der Umsetzung und Realisierung.

 

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